Csoportos utazásainon sokszor találkozunk a kérdéssel, hogyan készüljünk fel a fizetésre, milyen és mennyi pénzt, milyen kártyát vigyünk magunkkal egy-egy országba, hogyan rendezzük tartozásainkat társaink felé. Megosztunk veletek egy egyszerű, de jól bevált kis elszámolási segédletet, amit gyakran használunk társas utazásaink során.

Csoportos túráinknál tapasztalatunk szerint a legjobb megoldás a közös kassza kezelése. Ez nálunk azt jelenti, hogy általában egyvalaki fizet a többiek helyett is egy-egy alkalommal, például a belépőjegyek megvásárlásánál, vagy a közös étkezések számlájának rendezésekor. A többiek ilyenkor nem adják meg azonnal a tartozásukat, hanem ezt csak regisztráljuk és később számolunk el. Hosszabb utazásoknál már napi rutinná vált a tartozások könyvelése a reggelizőasztalnál. Nagyobb költségvetés esetén, hosszabb utazásoknál utólag átutalással rendezzük a tartozásainkat.

Az alábbiakban letölthető excel táblázatban szerepel egy egyszerű példa, amelyen keresztül bemutatjuk az elszámolást.

Fontos tudnivalók:
A sárga cella adatbevitelre szolgál. Ezt neked kell kitölteni. Csak a sárga cellákat használd adatbevitelre. Ilyen cellák csak az “Adatok” lapon vannak.
A sárga cellákba beírt piros szöveg mintaadat. Ezeket töröld ki a táblázat használata előtt.
Az összes többi szín csak az adatok jobb elkülönítésére szolgál.

Így használd a letöltött táblázatot: 
1 Töröld ki a mintaadatokat. (piros szövegek)
2 Írd be az utazó családok nevét, az alkalmazott valutákat és az átváltási árfolyamokat.
3 Fizetéskor tölts ki egy sort az “Adatok” lapon. A kontrolösszeg legyen nulla.
4 Nézd meg a végeredményt az “Elszámolás” lapon az 54. sor alatt.

A táblázatot számítógépen a legegyszerűbb kezelni, de kinyomtatva  egy ceruzával ugyanolyan jól használhatod. Ebben az esetben persze a számításokat magadnak kell elvégezned.

Az elszámoló excel táblázat rövid használati utasítást és mintaadatokat is tartalmaz. Maximum négy utazó (költségviselő) család egymás közti elszámolására alkalmas, maximum három valutanemben. 48 elszámolási tételsor vihető fel benne.

A mintapéldában először kitöltöttük az utazók (költségviselők, vagy családok) nevét: “Tamás Marika Dani Kata”.  A neveket csak az “Adatok” lap D2-G2 mezőibe kell beírni.

Kitöltöttük az alkalmazott pénznemeket éls az átváltási árfolyamokat. Valutanemenként csak egyfajta árfolyamot alkalmazunk egy utazásra. Itt most Svájcba megyünk és a forinton kívül Eurót és Svájci frankot használunk.

Az első tétel szerint volt egy kávézás, ahol minden család egy-egy kávét fogyasztott 200-200 forintért és az egészet Dani fizette. A költsége tahát mindenkinek 200 Ft., de kiadása csak Daninak volt 800 Ft.

A második tétel egy vacsora Ausztriában, ahol Euróban fizettünk. Kata állta a 170 Eurós számlát. A számla alapján mindenki összeszámolta a sját fogyasztását és a 170 Eurót az utazók elosztották egymás között, ahogy ez a D-G oszlopokban szerepel. Tamásék 50-et vállalltak be, Marikáék 20-at, Daniék 40-et és Katáék 60-at.

A harmadik sorban egy kiegyenlítést könyveltünk. Tamás fizetett 12.200 Ft-ot Katának a tartozásainak a rendezése fejében. Tamás tartozása az “Elszámolás” nevű lap H55 cellájában volt leolvasható a harmadik sor kitöltése előtt. (Ha kitörlöd a harmadik sorból az adatokat, akkor láthatod az összeget amit Tamás és Kata láttak az elszámolás előtt.)  Tamás ezzel az összes tartozását lerótta és tiszta a közös kassza felé. a kiegyenlítés regisztrálásakor csak a H és a K oszlopokba kellett adatokat írni, mert költsége senkinek nem merült fel. Tamás kiadása 12200 Ft., Kata kiadása -12200 Ft. A kontrolösszeg mindig legyen 0.

Az elszámolás jelenlegi állása szerint Marikáék 500, Daniék pedig 9.000 Ft-tal tartoznak Katáéknak. Ez az “Elszámolás” nevű lap 55. sorában leolvasható. Ha más pénznemben kívánnak elszámolni, akkor az 56. és 57. sorban leolvasható a tartozások állása CHF-ben és Euróban is.

Az utazóknak az utazással kapcsolatban felmerült és itt regisztrált összes költsége az “Elszámolás” nevű lap 54. sorában olvasható.